Logiciel gestion camping : un outil adapté à l’hôtellerie de plein air

Les campings ne sont pas des établissements hôteliers comme les autres. Ils demandent beaucoup de polyvalence à leurs gérants : accueil, réservation, entretien des emplacements et des parties communes, planning des animations et des équipements ludiques, etc. Gérer un tel établissement requière beaucoup d’énergie et de temps. C’est pourquoi il est vivement conseillé de s’appuyer sur une solution informatique qui prendra en charge tous les aspects de la vie d’un hôtelier de plein air et de dire adieu aux fichiers Excel et autres documents faits à la main pour gérer son établissement. Choisir un logiciel gestion camping permettra au gérant de gagner un temps précieux et de travailler avec plus d’efficacité.

Les fonctionnalités propres aux campings

Un outil dédié aux établissements hôteliers standards ne convient pas pour l’hôtellerie de plein air. Ce secteur d’activité a des besoins spécifiques qui doivent être pris en compte par le programme utilisé. Ainsi, parmi les fonctionnalités d’un logiciel gestion camping, on retrouvera des modules propres à la partie hébergement, des fonctions dédiées aux activités annexes (restauration, commerces, planning des animations et réservation des équipements) et des outils pour faciliter la partie administrative de l’exploitation (horaires des équipes, comptabilité, …).
Avant de choisir parmi tous les logiciels proposés, il est important de vérifier la présence des fonctionnalités suivantes :

• Prise en charge des réservations : le programme doit gérer la disponibilité des emplacements (si possible avec un plan interactif pour plus de lisibilité), s’adapter à la période de location (basse ou haute saison), à la durée du séjour (tarification à la nuitée ou à la semaine) et au type d’hébergement choisi (tente, caravane, mobil-home, chalet). S’il peut également gérer les échanges mails et courriers avec les clients avec l’envoi de documents types, c’est un plus non négligeable.
• Module de planification : différents plannings sont à réaliser au sein d’un établissement hôtelier de plein air (horaires des équipes, disponibilités des équipements ludiques comme les terrains de tennis).
• Comptabilité de l’établissement : une solution informatique complète doit gérer la facturation, les relances, les encaissements. Si elle peut également recevoir automatiquement les données émises par les autres points de vente de l’établissement comme l’espace restauration ou les petits commerces alimentaires ou de souvenirs, cela fera gagner beaucoup de temps à l’exploitant et évitera de nombreuses erreurs de comptabilité

Choisir un outil qui correspond aux besoins de son établissement

Comme toute entreprise, tous les campings ne se ressemblent pas. Ils ont chacun leurs besoins propres. Il est donc essentiel d’adapter sa recherche aux spécificités de son établissement. Par exemple, une fonctionnalité permettant l’envoi automatique de SMS aux clients lors de leur séjour pour les alerter sur les conditions météo ou sur les activités de la journée ne sera pas utile dans un petit établissement. Par contre, elle aura toute sa place dans des grands campings : les campeurs ne passeront peut-être pas devant le tableau d’informations.
Le choix d’une licence monoposte ou multiple dépend également de la taille de la structure et du nombre de personnes qui doivent utiliser cet outil tout comme la possibilité d’accorder des droits d’accès différents selon les utilisateurs.